Different Way-logo

Kontrakt wewnętrzny podstawa udanej współpracy w zespole

Blog
Kontrakt wewnętrzny podstawa udanej współpracy w zespole_Different Way Agnieszka Kolber

Zajawka:

Zasady upraszczają czy utrudniają życie? Okazuje się, że większość z nas lubi zasady. Gwarantują one pewien porządek, a ten z kolei przewidywalność i bezpieczeństwo.

Treść:

Oczywiście nie wszystkie reguły nam zawsze odpowiadają, szczególnie uwierają te, które są narzucone z góry. Jeśli jednak możemy je współtworzyć nasze nastawienie do ich przestrzegania zmienia się diametralnie.

Nie chodzi w tym wypadku o formalne regulaminy wprowadzane odgórnie w ramach kontraktu, gdy przyjmujemy nowego pracownika do firmy, ale unikalne zasady współpracy funkcjonujące w ramach konkretnej grupy, której zadaniem jest realizacja projektu XYZ.

Dlaczego warto je tworzyć?

Ponieważ ten element często stanowi nieuświadomioną potrzebę grupy. Większość z nas spotkała się w życiu z sytuacją, gdy niewypowiedziane pretensje i frustracje kumulowały się przez jakiś czas, a potem gwałtownie eskalowały. W efekcie rytm pracy został zaburzony, a realizacja całego przedsięwzięcia narażona na poważny szwank. Tę samą zależność możemy zaobserwować także w życiu prywatnym, w relacjach przyjacielskich oraz rodzinnych.

Aby uniknąć podobnych sytuacji warto ustalić z zespołem już na początkowym etapie nie tylko, co jest celem przedsięwzięcia, jakie są założenia naszych działań, terminy, zasoby czy podział ról w ramach projektu, lecz również uwspólniać wewnętrzne zasady oraz zachowania. Ujmują temat prościej – co jest ok, a co nie.

Proponując taką inicjatywę warto być otwartym

Nie tylko prosić grupę o akceptację lub zajęcia stanowiska wobec przedstawionych przez nas propozycji, lecz również zachęcać ich do wnoszenia własnych sugestii. Jeśli zespół stanie się współodpowiedzialny za stworzenie swojego wewnętrznego kodeksu, naturalnie wpłynie to korzystnie na integrację pomiędzy uczestnikami. Co ciekawsze również na honorowanie i wzajemne egzekwowanie tych zasad od siebie w przyszłości.

Porozumienia wewnętrzne mogą mieć wymiar ogólny (np. szanujemy się wzajemnie, jaki i bardziej tymczasowy ( np. w sierpniu nie organizujemy naszych spotkań w piątki).

W kontrakcie mogą zostać uwzględnione różne kwestie np.:

  • metody komunikacji (np. zero maili tylko Slack)
  • sposoby podejmowania decyzji (np. głosowanie)
  • częstotliwość spotkań (np. raz na tydzień)
  • styl współpracy (np. spotkania zawsze zaczynamy o czasie)
  • oczekiwania (np. dzielimy się wszystkimi informacjami i pomysłami)
  • zachowania nieakceptowalne (np. krytykowanie pomysłów bez przedstawiania alternatywnych rozwiązań)
  • czy reakcje na nie (np. naruszenia będą omawiane w ramach zespołu)
  • a nawet ewentualne konsekwencje (np. poważne naruszenia będą wpływały na premię)

To, o czym warto pamiętać to fakt, że wewnętrzny kontrakt jest narzędziem, które może zapobiec niepotrzebnym konfliktom, jeżeli egzekwujemy go od wszystkich uczestników. Na każdorazowe naruszenie zasad musimy zareagować. Ponieważ unikanie konfrontacji z problemami zwiększa niechęć wśród członków zespołu, którzy przestrzegają wspólnie ustalonych reguł. W efekcie może mieć to negatywny wpływ zarówno na pracę, jak i relację w zespole.

To jak z grą w karty, gdy ktoś zaczyna łamać zasady, przeciwstawienie się niewłaściwemu zachowaniu jest postrzegane przez wyrzyskich graczy, jako konieczne i uzasadnione. Ignorowanie problemu nie spotka się z niczyim uznaniem. Wręcz przeciwnie, prędzej spowoduje przedwczesne zakończenie gry, awanturę lub naśladownictwo złego zachowania w grupie.

Czasami zwykłe przypomnienie o wspólnych zasadach pomaga zamknąć tę kwestię. Jeżeli sprawa jest bardziej zawiła i wiąże się z szerszą dyskusją warto otwarcie porozmawiać na ten temat z zespołem.

Jak to zrobić najlepiej?

  1. Wyjaśnić problem rzeczowo i odwołać się do kontraktu zespołowego
  2. Wysłuchać uważnie wszystkie punkty widzenia
  3. Znaleźć odpowiednie rozwiązanie z udziałem i w akceptacji wszystkich zaangażowanych stron.

Weryfikowanie założeń naszego kodeksu może okazać się potrzebne również, gdy w następstwie rotacji do naszego zespołu docierają nowe talenty lub radykalnie zmieniają się wymagania projektowe. W takich przypadkach warto zaktualizować założenia naszego wewnętrznego porozumienia lub kompletnie go zrestartować pod potrzeby nowej inicjatywy. Utrzymywanie sztywnych norm tylko dla idei ich posiadania, mija się kompletnie z celem. Zamysł stojący u podstaw tego narzędzia to ułatwianie współpracy, a nie jej utrudnianie.

Koncepcję tę poruszali w swoich publikacjach m.in. Amy C. Edmondson w książce „Firma bez strachu”, Alexander Osterwalder z firmy Stategyzer w „Skuteczne zarządzanie zespołem. Jak uzyskać harmonię, zaufanie i widoczne efekty pracy w zespole” oraz W. Chan Kim i Renée Mauborgne z INSEAD Instytutu w „Strategia Błękitnego Oceanu”.

Zachęcam do testowania i lektury!